Comment organiser un EVJF pour une célébration inoubliable ? Et oui avant de partir pour une journée ou même tout un week-end EVJF un petit point organisation est nécessaire pour être sûr de profiter l’esprit tranquille ! Retrouvez dans cet article tous nos conseils pour organiser un EVJF grâce à nos experts du mariage.
10 étapes indispensables pour organiser un EVJF
1 - Établissez la liste des invités
C’est le moment de décider si cette EVJF se fera entre amies ou si la famille sera également présente. C’est une étape clé de la réussite de votre évènement. Un petit détail qui peut tout changer dans l’organisation car on ne choisira peut-être pas une boîte de nuit pour le dernier soir si les belles-mamans sont présentes… Ce que nous vous conseillons c’est de séparer ces deux moments : un EVJF sans limites pour les plus jeunes et un repas avec les femmes de votre famille.
Lorsque vous envisagez d’organiser un EVJF, le nombre de participantes est un facteur essentiel à prendre en compte. Il a un impact direct sur le budget que vous devrez allouer, le choix des dates disponibles, la sélection de l’hébergement adéquat, les activités envisageables et même les options de transport. En résumé, le nombre de participantes constitue le socle de la planification d’un Enterrement de Vie de Jeune Fille réussi.
Gardez à l’esprit que plus le groupe est important, plus il peut être complexe de coordonner les disponibilités de chacun, de trouver un hébergement qui convienne à toutes et de planifier les activités de manière optimale. L’unique rôle de la mariée est de vous fournir sa liste d’amies à inviter avec le numéro de chacune et un mail en vous précisant la relation qu’elle possède avec ces personnes. Il vous reste désormais à créer un groupe whatsapp afin d’échanger avec les différentes invités. Afin de faciliter la prise de décision, n’hésitez pas à élire la personne se chargeant de faire les réservations et programme du groupe.
2 - Bien choisir la date
La date est aussi un élément qui déterminera le reste de l’organisation de l’EVJF. En effet une fois que votre liste d’invités et faite pensez à demander les disponibilités en avance et bien informer également dès que le choix sera fait surtout si l’EVJF se fait sur plusieurs jours. Voici le guide pour convenir de la meilleure date possible :
- Le début de l’été est souvent recommandé pour pouvoir partir à moindre coût en France comme à l’étranger.
- On ne s’oblige pas à partir ou faire la fête la veille du mariage, l’amusement sera tout aussi présent 1 mois avant, et ce choix vous permettra de bien profiter le jour J.
- Demandez à la mariée de vous fournir une liste de 5 dates à laquelle elle pourrait se rendre disponible.
- Maintenant voyez avec les invités à l’aide d’un sondage en proposant les 5 dates mentionné par la marié pour l’organisation de EVJF.
- Veuillez choisir la date idéale qui correspond au maximum de personnes. Passez ensuite en privée avec celles qui ne peuvent pas pour voir si il est possible pour elles de se libérer.
- Si vous êtes en contact avec l’organisateur de l’EVG, coordonnez vos dates afin de prévenir éventuellement les mariés.
- Dîtes vous bien que plus la date sera fixé en amont de la journée EVJF, plus son organisation sera facilité.
Si vous respectez nos recommandation d’expert dans le domaine, il ne devrait pas y avoir plus de 1 ou 2 personnes absentes.
3 - Définir le budget
Pour la suite de l’organisation, la partie budget va être primordiale. Il va désormais falloir demander quel est le prix que chaque personne souhaite mettre dans les différentes animations de l’EVJF. Là encore le sondage est une bonne idée facile à mettre en place. Mettez des fourchettes allant de moins de 100 euros, entre 100 et 200 euros et plus. A voir en fonction de chaque invité. Cela permet de savoir quelles activités pour un EVJF pourront être mis en place.
Le plus important est de bien préciser à chaque personne que tout le monde devra se cotiser pour la part de la mariée. En revanche, pas la peine de compter le prix des boissons pour organiser l’enterrement de vie de jeune fille. Cela dépend de chacun des invités et donc à laisser libre selon l’envie. N’oubliez pas de préciser à toutes ce qui est compris dans le budget proposé (coût de l’essence, transport en taxis ou en uber, bateau, voiture de location). Il peut éventuellement contenir le prix de l’hébergement si vous avez prévu de prolonger le séjour.
Evitez les cagnottes en ligne ! En effet, celles-ci se réservent des frais de l’ordre de 5% ou 8%. Cela serait bête de se priver d’un peu de budget supplémentaire. Préférez alors utiliser un compte Paypal ou un PayLib pour gérer plus facilement la somme totale.
4 - Organiser une rencontre préalable
Maintenant que vous avez toutes les informations nécessaires, il est recommandé de réunir les participantes (et/ou participants), chez vous pour un apéro dinatoire par exemple. Pour celles et ceux qui ne peuvent pas se déplacer, vous pouvez prévoir un Teams ou Google Meet. Le but de cette rencontre est de faire connaissance avec tout le groupe, de pouvoir se mettre d’accord sur la date d’organisation de l’EVJF et bien sûr d’échanger toutes vos idées.
Exposer votre programme du jour en vous limitant à 3 ou 4 activités. L’intérêt est que tout le monde puisse participer. Donc adaptez-vous s’ il y a des femmes enceintes ou des personnes non-sportives.
5 - Quelles sont les meilleures animations d'EVJF ?
Vous détenez désormais toutes les informations nécessaires, tel que le budget, les disponibilités ainsi que les idées de chacune. Il est temps de sélectionner ensemble les différentes animations de l’enterrement de vie de jeune fille. Pour réduire les frais de cette journée ou la perte de temps dans les transports, il est crucial de bien s’organiser pour l’EVJF sur cette étape clé. Le but est à la fois que la mariée ne s’ennuie pas mais aussi que tout le monde puisse passer un bon moment. Pensez aussi à la tenue du jour. Cela peut être très intéressant de se coordonner ou même d’avoir un thème. Voici les meilleurs activités à faire lors d’un EVJF :
- un shooting photo professionnel
- la réservation d’un photobooth
- un brunch au restaurant ou à domicile
- un SPA entre amies
- un atelier DIY
- karaoké
- réservation d’un airbnb ou villa
- escape game
- atelier gastronomique ou atelier cocktail
- un bowling
- activités sportives (surf, canyoning, rafting…)
- bar dansant et boite de nuit
6 - Établir un devis
De votre côté, il va maintenant falloir établir un devis à envoyer aux participantes de l’événement pour organiser votre EVJF. En prenant connaissance des tarifs, cela va permettre à chacune de s’organiser pour mettre de l’argent de côté. Gardez en tête que l’objectif du jour n’est pas d’en mettre plein la vue, mais de passer un moment convivial toutes ensembles. Ce sera le plus beau cadeau que vous pourrez faire à la mariée.
7 - Recontacter les participantes
Il est important que toutes les participantes ayant prévu de venir soient présentes le jour J. Pas seulement pour l’effet de groupe, mais surtout pour ne pas avoir à payer pour les invitées manquantes. Si vous aviez prévu d’être 10, il serait préjudiciable de devoir régler la note finale de chaque activité à 8 par exemple. Ce serait une contrainte pour chacune de prendre en charge une part des frais, notamment ceux liés aux transports et à l’hébergement. Par conséquent, il est impératif de prendre contact individuellement avec les participantes afin de confirmer leur présence à l’EVJF.
8 - S’informer sur des sites professionnels
Il ne faut pas hésiter à se renseigner sur des sites dédiés car organiser un voyage ou une fête ne sont pas les activités quotidiennes de tous. Surtout quand l’organisatrice de l’EVJF n’est pas la future mariée ! Pensez au questionnaire que l’on peut facilement trouver sur internet et qui vous permettront de ne pas faire de loupé ! Chez Shootnbox nous avons un carnet d’adresses de confiance à vous conseiller et qui pourra grandement vous aider :
9 - Payer les prestations
Après avoir récolter les fonds de chacune des invitées de l’EVJF, il est temps de payer les prestations. Garder les contacts des différentes activités, les adresses ainsi que les éventuels transports à emprunter le jour J. Pensez aussi à une solution de secours si il venait à y avoir des surprises de dernière minute. N’hésitez pas à relancer une dernière fois les filles présentes afin de coordonnés vos tenues et vérifiez avec le mari que sa future femme est bien prête le jour du départ.
10 - Dernière vérifications la veille de l'EVJF
La veille de l’enterrement de vie de jeune fille : vérifiez bien votre trousse de toilette, les médicaments éventuels, la propreté de vos vêtements, votre carte d’identité, un chargeur de téléphone, les billets pour le transport et les activités. Si vous avez besoin d’accessoires, pensez-y aussi !
Organiser une soirée pour son EVJF
Vous préférez ne pas vous prendre la tête et profiter toute la nuit avec vos proches ? C’est un choix qui se fait également de plus en plus ! Avec plus de 300 EVJF aux compteurs nous avons les idées qu’il vous faut !
Une soirée en petit comité
Pensez simple mais efface et optez pour des activités que vous adorez au quotidien ! Prévoyez des petits paniers spéciaux girl party avec pourquoi pas des pyjamas assortis et personnalisez, des accessoires et des petits cadeaux personnalisés. Pensez à une soirée création de cocktails ou encore une soirée popcorn et visionnage de vos films cultes !
Et pour toujours plus de fun Shootnbox propose son photobooth Ring ! 100% tendance et 100% fun il vous permettra de vous faire une petite séance photos entre copines à moindre frais. Ce photobooth 100% digital envoie en effet vos photos, GIFS et boomerang en illimité par Mail et SMS. Un moyen simple et amusant pour garder de super souvenirs !
Gardez des souvenirs de cette journée mémorable
Si vous voulez que cette soirée qui marque la fin d’une ère soit votre soirée de l’année en compagnie de toutes vos proches nous avons aussi quelques conseils à donner ! Pensez à avoir un thème à votre soirée EVJF par exemple : soirée Disco, soirée Coachella, soirée 2000, soirée pyjama ou encore soirée all white! Un thème vous permettra d’avoir un fil rouge pour l’organisation de cette soirée dans la décoration ainsi que dans les animations.
En ce qui concerne l’animation EVJF nous avons la location photobooth pour cette grande soirée unique ! La star des photobooth, le Miroir ! Avec un écran haut de 1m60 et son esthétique style Cannes, ce dernier pourra shooter vos meilleures photos de groupe en plein pied, avec une qualité professionnelle ainsi qu’une impression instantanée. Un bon moyen d’offrir un souvenir à vos invités d’EVJF et de vous concocter un album pour ces précieux moments !
Pour encore plus d’originalité, Shootnbox vous conseille la location du Spinner. Notre videobooth 360 permet de faire des vidéos sous tous les angles avec des effets dignes des plus grands tournages de films. Une animation désormais à la portée de tous et toutes !
Organiser un voyage et des activités pour son EVJF
Pour ce moment qui clôture une vie pour en recommencer une autre nous avons envie de vivre une expérience unique ! Le choix de partir en voyage se fait de plus en plus et sans forcément partir très loin ! Dans les destinations EVJF à ne pas louper, nous retrouvons souvent la France avec Paris ou le sud de la France. Pour se dépayser un peu plus l’Europe détient de nombreuses destinations faciles d’accès et abordables. En exemple
- Ibiza
- Barcelone
- Rome
Pour 30min de plus et encore plus de soleil :
- Marrakech
Et même en restant près de chez vous une soirée de folie est toujours possible ! De nombreuses activités EVJF s’y prêtent à merveille et Shootnbox vous a préparé une petite sélection !
- Location d’un bateau
- Dégustation de vin
- Tester un parc d’attractions
- Le mythique karaoké
